新社会人として仕事していると、書類の郵送を頼まれることもあるでしょう。
その時に注意が必要なのが「契約書」。会社にとって大切な書類を送る場合はその方法とマナーを理解していないと、後で大変なことになる可能性も。
契約書を郵送する場合、どんな方法で送るのが正しいのでしょうか？宅配便でもいいの？守るべきマナーとは？
契約書の正しい郵送方法とマナーについて詳しく説明します。
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契約書を郵送する方法とマナーについて理解しよう
社会人ともなると、契約書を郵送で送ることもあると思います。その際に、ビスネスマナーにかなった方法で送っていきたいですよね。
そのビジネスマナー、ここでは３つ紹介するので、参考にしてみて下さい。
- 契約書を汚くしない
当然ですが、契約書の取り扱いには充分気をつけましょう。汚さないことは勿論、大きめの封筒を用意して、契約書を折り曲げないことも大切になってきます。クリアファイルに入れて郵送すると良いと思います。 - 送付状を送る
契約書を送る際、何の契約書であり、どの担当者宛なのか、わかる為に送付状を送るのがビジネスマナーになります。送付状を送ることは、受け取る相手の事を考えたマナーになります。 - 簡易書留か配達記録郵便で送る
契約書は大変重要な書類になるので、簡易書留か配達記録郵便で送りましょう。
また、その際、先方に簡易書留等で送ったことを事前に伝えておくと更に良いと思います。
契約書やそのコピーを郵送する時の梱包方法とは？
契約書を送る際、契約書を汚さないこと、送付状をつけること、また簡易書留等で送ることがビジネスマナーにかなっていることを、先ほどはみてきました。
次に、契約書や契約書のコピーを郵送する際の正しい梱包方法についてみていきたいと思います。
「契約書の梱包方法」
汚れを防ぐためにクリアファイルに入れましょう。送り状なども同封する場合は、同じクリアファイルに入れます。
その際の封筒ですが、普通の茶封筒でかまいません。
「契約書のコピーの場合」
契約書同様、クリアファイルに入れて郵送しましょう。コピーであっても、折らずに、コピーが入る大きさの封筒で送りましょう。
コピーであっても重要書類なので、簡易書留等で送ることをお勧めします。
契約書の返送が必要な場合の郵送方法
上記では、契約書や契約書のコピーを郵送する時、どのようにして梱包して送ったらよいかについて触れてきましたよね。
次に、この契約書ですが、返送が必要な場合、郵送方法をどのようにしたら良いか、みていきたいと思います。
郵送方法は、上記で何回か触れてきましたが、重要書類な為、
「簡易書留か配達記録郵便」で送ると良いと思います。
次に、契約書の返送が必要な場合ですが、
「返信用の封筒を同封する」ことが大切になってきます。
また、返信を簡易書留で希望する場合ですが、契約書を送りましたと連絡する時に依頼しましょう。
簡易書留で契約書を送りましたと連絡する時に、簡易書留で返送をお願いしますと伝えるとやりとりがスムーズに行われると思います。
相手や自分にとっても、手間がかからないやりとりをしていきたいですよね。ビジネスマナー、しっかりお互い気持ちよく働ける環境を作っていきましょう。
契約書を入れる封筒の表書きにも注意しよう
先ほどは、契約書を送る際、返送が必要な場合の対応方法をみてきました。
次に、ここでは契約書を入れる封筒の表書きに関することについてみていきたいと思います。
「切手について」
できるだけ少ない枚数を貼ります。何枚も貼ると、失礼にあたります。記念切手でも大丈夫ですが、記念切手の絵が、ビジネスにふさわしいかどうかの判断が必要になります。
「住所の書き方」
都道府県から縦書きします。住所は漢数字を使い、「三丁目五番三号」のように書きます。
「宛名」
住所より一段下げで、中央に住所より大きな文字で書きます。
（株）のような略字は使わずに、正式名称を書きましょう。
宛名が個人名の場合は、個人名にだけ「様」をつけます。
上記の点に気をつけて、表書きをしていって下さいね。ビジネスマナーにかなった表書きをしていたら、受け取った方も「マナーができている」っと心地よく受け取れるのではないでしょうか。
契約書の送付方法は郵送のみ？宅配便がＮＧな理由とは？
上記では、封筒の表書きについてみてきました。
最後に、契約書の送付方法ですが、郵送のみが可能なのでしょうか？宅配便はどうしてビジネスマナーに違反しているのか、理由をみていきたいと思います。
答えからいいますと、「信書」に相当するのものを取り扱うことができるのは、「郵送」か「飛脚特定信書便」以外は認められていないようです。
この信書に「契約書」が含まれるので、郵送はできますが、宅配便では送れないのです。
よく会社では、「それ、○○便で送っておいて」など耳にしますよね。
でも、宅急便では送れないものがある、そのことが上記の説明でわかったと思います。
何を送るのか、契約書を送る場合は、上記でも一度触れていますが、郵送か、飛脚特定信書便しか受け付けられていないようです。
その点、注意して送っていきたいですよね。何気ないところに、ビジネスマナーが存在しているようです。是非、守っていきたいですよね。
