病院への電話のかけ方!コツや注意点とマナーについて

病院への電話のかけ方について悩んだことはありませんか?例えば、初めての病院への予約の電話や予約のキャンセルなど、症状によっても電話で相談したいときもあるでしょう。

そこで、病院への電話のかけ方について、受診したことがある病院への電話のかけ方のポイントや初めてかかる病院への電話のかけ方のコツ、病院への問い合わせ電話のマナーや予約キャンセルの電話の注意点などお伝えしていきましょう。

これを参考にすれば、病院に電話をかけるときに事前に準備することができ、慌てずに対応することができるでしょう。ぜひご活用ください。

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受診したことがある病院への電話のかけ方のポイント

小さなお子さんがいるご家庭では、突然の発熱等で子供が体調を崩してしまった場合に病院にかかることがあると思います。
ただ、時間や曜日によっては受付時間外となっているケースもあるため、まずは電話で確認するような場合もあると思います。

この時「電話のかけ方」に悩んだことはありませんか?
伝えたいことを簡潔にまとめなければ病院側も対処に困ってしまいます。

電話をする際のコツ3つ

  • 診察券を用意する
  • 症状を詳しく伝える
  • 担当医の先生の名前を伝える

受診したことのある病院の場合、既にお子さんのカルテが作られています。
そのため、電話の際に診察券を見て、診察番号や名前や性別等の情報を伝えることができれば、速やかな対応に繋がります。
またこの時、担当医の先生の名前が分かっていれば、一緒に伝えるのがオススメです。

一方で、電話の際には症状を聞かれることが殆どですので、症状について詳しく伝えることも大切です。
症状が始まった日と時間、どんな症状なのか、薬は飲んだのか、食事は取れているのかなどなるべく詳しく伝えるようにしましょう。
可能であれば状況をメモしておくと電話のときにスムーズに伝えることができます。

初めてかかる病院への電話のかけ方は受付の人の対応に従いましょう

一方で、係りつけの病院が受付時間外の場合には、違う病院に初めてかかるという場合もあるかもしれません。
そうした場合には対応の方法が異なりますので一緒に見ていきましょう。

初診の場合の電話のかけ方

初診の場合には初めに軽く症状を伝えます。
「今日の△時頃から子供がお腹が痛いと言っている」などの内容で、まずは、大まかに症状を伝えます。
すると、多くの場合は受付の方が詳しく状況を聞いてくるほか、受診履歴等を確認してきますので、その質問に答えましょう。

このように初診の場合には病院の受付の方の指示に従うのが基本です。
慌ててごちゃごちゃに伝えてしまえば、電話を受けた人も混乱してしまい対応が遅れる原因にもなりますので、注意が必要です。

病院への問い合わせ電話のかけ方の注意点

病院へ問い合わせ等で電話する際には様々なマナーがあります。

1.「雑音が無い場所」で電話をかけること

病院にかける場合に限らず言えることですが、雑音の多い場所での電話は、聞く側としては非常に聞きづらいものです。
また、特にこのように病院など重要な電話の場合には、より正確に相手に伝える必要があります。
そのため電話をする際には静かな場所で電話をすることが大切です。
自宅から電話をかける場合にはテレビを消すなど、できるだけ音を消してから電話するようにして下さいね。

2.電話をかける「時間」に注意すること

病院には他の会社同様に忙しい時間帯があります。
基本的には、開院直後とお昼休みが1日の中でも特に忙しく電話に出られないケースもあるため、なるべくは避けることをオススメします。
ただ、症状によっては緊急性を要する場合もあると思いますから、そうした場合には柔軟に対応していきましょう。

3.電話の前に「メモ」をとること

電話はあくまでも言葉のやり取りです。
そのため場合によっては「聞き間違い」が起こることもあるでしょう。
そうした状態を防ぐ上ではメモを取るのが最も手っ取り早く効率的な方法となります。
電話をかける前に手元にメモ用紙とペンを用意しておくと良いでしょう。

予約キャンセルの電話連絡は早めにすること

病院を予約した後に何かしらの事情で行けなくなるような場合には必ず「キャンセル」の一報を入れる必要があります。
またこのキャンセルの電話は「なるべく早めに」が鉄則です。

病院側は患者さんの予約時間に合わせ様々な予定を組んでいます。
ギリギリになってキャンセルの電話をしてしまえば病院側にとっても迷惑となる可能性がありますので、キャンセルする場合には早急に連絡を入れることが大切です。
一方で、病院によっては、キャンセルの方法がインターネットから出来る場合もあるようですので、状況によってはそうした方法を取るのもオススメです。

電話では聞き取りにくい言葉には注意しましょう

「電話」には、1時と7時や佐藤と加藤などのように、電話だからこその聞き取りにくい言葉があります。
このような間違えやすい言葉は、聞き間違いの始まりであり、予約のズレなどの原因にもなります。
そのため、電話をする際には、こうした聞き取りにくい言葉により配慮して話すことが大切となります。
例えば、1時に予約をしたい場合には、「1時にお願いします」ではなく「13時にお願いします」など、言い方を変えるようにします。
1つの単語に別の読み方があるのであればそれを上手く使い分けることが、聞き取り間違いを起こさないことに繋がるのです。

一方で、聞き取り間違いを防ぐには、重複して確認することも大切です。
相手が言った言葉を再度繰り返し、お互いの認識の間違いが起きていないかをしっかりと確認するようにしましょう。