契約書の郵送方法・梱包方法とマナーや注意点について

新社会人として仕事していると、書類の郵送を頼まれることもあるでしょう。

その時に注意が必要なのが「契約書」。会社にとって大切な書類を送る場合はその方法とマナーを理解していないと、後で大変なことになる可能性も。

契約書を郵送する場合、どんな方法で送るのが正しいのでしょうか?宅配便でもいいの?守るべきマナーとは?

契約書の正しい郵送方法とマナーについて詳しく説明します。

スポンサーリンク

関連のおすすめ記事

障害者のための公務員試験における面接の内容や対策のコツとは

障害者が公務員を目指すなら、公務員試験の障害者枠に応募することができます。では、障害者枠での...

単位を落とした大学生がショックを受ける前にまず考えたいこと

大学の単位を落としたら当然ショックを受けますよね。でも。ショックを受けて落ち込んでいる場合じゃない!...

年上後輩が偉そうに感じても、同じ目線に立たないようにするには

年上後輩が偉そうでモヤっとする。部下に指示を出すと、次のような態度を取る人っていますよね?...

転勤が多いといわれている職業と転勤が多い理由

世の中には様々な職業がありますが、転勤が多いといわれている職業はあります。調べてみたところ、...

ソフトボールの投げ方でピッチャーの基本や上達のコツと練習方法

ソフトボールの投げ方について、ピッチャーにおける投げ方の基本はわかりますか?それをさらにワン...

接客に向いてない?バイトを辞めたいと思ったあなたが考える事

接客のバイトをしているけど、自分は向いてないのではないか?と悩んでいる人もいますよね。一生懸命に頑張...

コンビニで品出しのプロになる!作業のコツとその極意について

コンビニでの品出しをスムーズに行うコツはいくつかあります。店舗やそのお店の立地条件により、売...

電話が苦手な若者が急増中!その原因と対処方法について

電話が苦手だという方は意外と多いものですよね。しかし苦手を通り越して、いま電話に出ることが出来ない若...

駅員の仕事は楽?決して楽とは言えない駅員の仕事の実態とは

毎日見かける駅員さん。なんだか仕事が楽そうでいいなと思っていませんか?一見楽そうに見える駅員...

工場パートの気になる人間関係を調査!果たしてその実態は

工場パートの募集は多く、家計のために働いてみようかと考えている方も多いのではないでしょうか。...

クロールの息継ぎの教え方とは?まずはプールサイドで練習しよう

クロールの息継ぎを子供に教えるときにはどんなことに気をつけたらいいのでしょうか?子供にわかりやす...

大学中退から専門学校は就職に有利なワケと人生のきっかけ

大学中退してからすぐに就職するのではなく、専門学校に再入学するという人も多いのではないでしょうか?...

水泳のリレーの飛び込みは失格とならないように練習しよう

皆さん、水泳の試合をテレビで見たことはあるでしょうか。最近はどんなスポーツの試合であってもテレビ...

ワイシャツのインナーは何を着る?女性にオススメな色やポイント

女性が白いワイシャツを着るときに下着が透けるという問題がありますが、透けないインナーってどんな物を選...

職場の愚痴を言わないと幸せになれる?愚痴のメカニズムとは

職場の愚痴。口を開けば、不平不満のオンパレード!愚痴っていると、ヒートアップしてどんどんどん...

スポンサーリンク

契約書を郵送する方法とマナーについて理解しよう

社会人ともなると、契約書を郵送で送ることもあると思います。その際に、ビスネスマナーにかなった方法で送っていきたいですよね。

そのビジネスマナー、ここでは3つ紹介するので、参考にしてみて下さい。

  1. 契約書を汚くしない
    当然ですが、契約書の取り扱いには充分気をつけましょう。汚さないことは勿論、大きめの封筒を用意して、契約書を折り曲げないことも大切になってきます。クリアファイルに入れて郵送すると良いと思います。
  2. 送付状を送る
    契約書を送る際、何の契約書であり、どの担当者宛なのか、わかる為に送付状を送るのがビジネスマナーになります。送付状を送ることは、受け取る相手の事を考えたマナーになります。
  3. 簡易書留か配達記録郵便で送る
    契約書は大変重要な書類になるので、簡易書留か配達記録郵便で送りましょう。
    また、その際、先方に簡易書留等で送ったことを事前に伝えておくと更に良いと思います。

契約書やそのコピーを郵送する時の梱包方法とは?

契約書を送る際、契約書を汚さないこと、送付状をつけること、また簡易書留等で送ることがビジネスマナーにかなっていることを、先ほどはみてきました。

次に、契約書や契約書のコピーを郵送する際の正しい梱包方法についてみていきたいと思います。

「契約書の梱包方法」

汚れを防ぐためにクリアファイルに入れましょう。送り状なども同封する場合は、同じクリアファイルに入れます。

その際の封筒ですが、普通の茶封筒でかまいません。

「契約書のコピーの場合」

契約書同様、クリアファイルに入れて郵送しましょう。コピーであっても、折らずに、コピーが入る大きさの封筒で送りましょう。

コピーであっても重要書類なので、簡易書留等で送ることをお勧めします。

契約書の返送が必要な場合の郵送方法

上記では、契約書や契約書のコピーを郵送する時、どのようにして梱包して送ったらよいかについて触れてきましたよね。

次に、この契約書ですが、返送が必要な場合、郵送方法をどのようにしたら良いか、みていきたいと思います。

郵送方法は、上記で何回か触れてきましたが、重要書類な為、

「簡易書留か配達記録郵便」で送ると良いと思います。

次に、契約書の返送が必要な場合ですが、

「返信用の封筒を同封する」ことが大切になってきます。

また、返信を簡易書留で希望する場合ですが、契約書を送りましたと連絡する時に依頼しましょう。

簡易書留で契約書を送りましたと連絡する時に、簡易書留で返送をお願いしますと伝えるとやりとりがスムーズに行われると思います。

相手や自分にとっても、手間がかからないやりとりをしていきたいですよね。ビジネスマナー、しっかりお互い気持ちよく働ける環境を作っていきましょう。

契約書を入れる封筒の表書きにも注意しよう

先ほどは、契約書を送る際、返送が必要な場合の対応方法をみてきました。

次に、ここでは契約書を入れる封筒の表書きに関することについてみていきたいと思います。

「切手について」

できるだけ少ない枚数を貼ります。何枚も貼ると、失礼にあたります。記念切手でも大丈夫ですが、記念切手の絵が、ビジネスにふさわしいかどうかの判断が必要になります。

「住所の書き方」

都道府県から縦書きします。住所は漢数字を使い、「三丁目五番三号」のように書きます。

「宛名」

住所より一段下げで、中央に住所より大きな文字で書きます。
(株)のような略字は使わずに、正式名称を書きましょう。
宛名が個人名の場合は、個人名にだけ「様」をつけます。

上記の点に気をつけて、表書きをしていって下さいね。ビジネスマナーにかなった表書きをしていたら、受け取った方も「マナーができている」っと心地よく受け取れるのではないでしょうか。

契約書の送付方法は郵送のみ?宅配便がNGな理由とは?

上記では、封筒の表書きについてみてきました。

最後に、契約書の送付方法ですが、郵送のみが可能なのでしょうか?宅配便はどうしてビジネスマナーに違反しているのか、理由をみていきたいと思います。

答えからいいますと、「信書」に相当するのものを取り扱うことができるのは、「郵送」か「飛脚特定信書便」以外は認められていないようです。

この信書に「契約書」が含まれるので、郵送はできますが、宅配便では送れないのです。

よく会社では、「それ、○○便で送っておいて」など耳にしますよね。
でも、宅急便では送れないものがある、そのことが上記の説明でわかったと思います。

何を送るのか、契約書を送る場合は、上記でも一度触れていますが、郵送か、飛脚特定信書便しか受け付けられていないようです。

その点、注意して送っていきたいですよね。何気ないところに、ビジネスマナーが存在しているようです。是非、守っていきたいですよね。