新社会人として仕事していると、書類の郵送を頼まれることもあるでしょう。
その時に注意が必要なのが「契約書」。会社にとって大切な書類を送る場合はその方法とマナーを理解していないと、後で大変なことになる可能性も。
契約書を郵送する場合、どんな方法で送るのが正しいのでしょうか？宅配便でもいいの？守るべきマナーとは？
契約書の正しい郵送方法とマナーについて詳しく説明します。
スポンサーリンク
関連のおすすめ記事
-
出版社といっても大手から中小企業まで規模は様々ですが、特に大手出版社に就職するためにはある程度の学歴...
-
ついつい使ってしまう電話のもしもし。実はこの「もしもし」というワードは会社の電話では失礼にあたるんで...
-
退職する人に贈り物をしたい！バイトの場合はこんなプレゼント！
バイトの仲間が退職する時に、何か記念にプレゼントをしたいけれど何を贈ったらよいのかよくわからないと悩...
-
小学校の採用試験には実技があります。採用試験の実技ではどんな事を行うのでしょう？体育...
-
社会人の手帳はどのような書き方をしたら予定を把握しやすくなるのでしょうか？手帳は予定を書くも...
-
女同士でも職場で喧嘩になることはあるようです。女同士の喧嘩をみたことはありますか？「ある！」...
-
剣道の防具は、いくら普段から手入れをしていても強烈な臭いがしてしまうもの。消臭剤を吹きかけても拭...
-
スパイクの手入れ方法！天然革皮のサッカースパイクお手入れ方法
天然革皮のサッカースパイクを使用している人もいますよね。天然革皮のサッカースパイクはお手入れをするの...
-
夢や希望を持って大学に入ったのに、大学生活を続けるうちにつらい、やめたいと感じて悩んでいませんか？...
-
野球の試合において牽制でランナーをアウトにすることもできますが、正しいやり方やコツがわかっていないと...
-
公務員採用試験を突破し内定通知が届いたとしても、第一希望の内定を既に貰った時は内定辞退をするしかあり...
-
就活中はなぜかみんな黒髪に戻しますよね？では、なぜ就活には黒髪が良いのでしょうか？それには、...
-
職場が合わない、そんな直感は当たるもの。居心地の悪い職場って
職場、合わない。この職場、合わないなって直感的に思ってしまった会社に就職してしまったら、大抵...
-
新入社員の指導をするということは、自分にとってプラスになることでもあるとわかっていても、指導に疲れた...
-
バスケの試合前にはどのようなアップをしておくといいのでしょうか？いつもと同じようにアップをしておけば...
スポンサーリンク
契約書を郵送する方法とマナーについて理解しよう
社会人ともなると、契約書を郵送で送ることもあると思います。その際に、ビスネスマナーにかなった方法で送っていきたいですよね。
そのビジネスマナー、ここでは３つ紹介するので、参考にしてみて下さい。
- 契約書を汚くしない
当然ですが、契約書の取り扱いには充分気をつけましょう。汚さないことは勿論、大きめの封筒を用意して、契約書を折り曲げないことも大切になってきます。クリアファイルに入れて郵送すると良いと思います。 - 送付状を送る
契約書を送る際、何の契約書であり、どの担当者宛なのか、わかる為に送付状を送るのがビジネスマナーになります。送付状を送ることは、受け取る相手の事を考えたマナーになります。 - 簡易書留か配達記録郵便で送る
契約書は大変重要な書類になるので、簡易書留か配達記録郵便で送りましょう。
また、その際、先方に簡易書留等で送ったことを事前に伝えておくと更に良いと思います。
契約書やそのコピーを郵送する時の梱包方法とは？
契約書を送る際、契約書を汚さないこと、送付状をつけること、また簡易書留等で送ることがビジネスマナーにかなっていることを、先ほどはみてきました。
次に、契約書や契約書のコピーを郵送する際の正しい梱包方法についてみていきたいと思います。
「契約書の梱包方法」
汚れを防ぐためにクリアファイルに入れましょう。送り状なども同封する場合は、同じクリアファイルに入れます。
その際の封筒ですが、普通の茶封筒でかまいません。
「契約書のコピーの場合」
契約書同様、クリアファイルに入れて郵送しましょう。コピーであっても、折らずに、コピーが入る大きさの封筒で送りましょう。
コピーであっても重要書類なので、簡易書留等で送ることをお勧めします。
契約書の返送が必要な場合の郵送方法
上記では、契約書や契約書のコピーを郵送する時、どのようにして梱包して送ったらよいかについて触れてきましたよね。
次に、この契約書ですが、返送が必要な場合、郵送方法をどのようにしたら良いか、みていきたいと思います。
郵送方法は、上記で何回か触れてきましたが、重要書類な為、
「簡易書留か配達記録郵便」で送ると良いと思います。
次に、契約書の返送が必要な場合ですが、
「返信用の封筒を同封する」ことが大切になってきます。
また、返信を簡易書留で希望する場合ですが、契約書を送りましたと連絡する時に依頼しましょう。
簡易書留で契約書を送りましたと連絡する時に、簡易書留で返送をお願いしますと伝えるとやりとりがスムーズに行われると思います。
相手や自分にとっても、手間がかからないやりとりをしていきたいですよね。ビジネスマナー、しっかりお互い気持ちよく働ける環境を作っていきましょう。
契約書を入れる封筒の表書きにも注意しよう
先ほどは、契約書を送る際、返送が必要な場合の対応方法をみてきました。
次に、ここでは契約書を入れる封筒の表書きに関することについてみていきたいと思います。
「切手について」
できるだけ少ない枚数を貼ります。何枚も貼ると、失礼にあたります。記念切手でも大丈夫ですが、記念切手の絵が、ビジネスにふさわしいかどうかの判断が必要になります。
「住所の書き方」
都道府県から縦書きします。住所は漢数字を使い、「三丁目五番三号」のように書きます。
「宛名」
住所より一段下げで、中央に住所より大きな文字で書きます。
（株）のような略字は使わずに、正式名称を書きましょう。
宛名が個人名の場合は、個人名にだけ「様」をつけます。
上記の点に気をつけて、表書きをしていって下さいね。ビジネスマナーにかなった表書きをしていたら、受け取った方も「マナーができている」っと心地よく受け取れるのではないでしょうか。
契約書の送付方法は郵送のみ？宅配便がＮＧな理由とは？
上記では、封筒の表書きについてみてきました。
最後に、契約書の送付方法ですが、郵送のみが可能なのでしょうか？宅配便はどうしてビジネスマナーに違反しているのか、理由をみていきたいと思います。
答えからいいますと、「信書」に相当するのものを取り扱うことができるのは、「郵送」か「飛脚特定信書便」以外は認められていないようです。
この信書に「契約書」が含まれるので、郵送はできますが、宅配便では送れないのです。
よく会社では、「それ、○○便で送っておいて」など耳にしますよね。
でも、宅急便では送れないものがある、そのことが上記の説明でわかったと思います。
何を送るのか、契約書を送る場合は、上記でも一度触れていますが、郵送か、飛脚特定信書便しか受け付けられていないようです。
その点、注意して送っていきたいですよね。何気ないところに、ビジネスマナーが存在しているようです。是非、守っていきたいですよね。
