受領のメールを返信する時のポイント!ビジネスメールの送り方

取引先の会社の人から資料などを送ってもらった時、「受け取りました」の意味を込めてメールを返信しますよね!受領メールを返信するのはビジネスマンのマナーでもあります。

では、受領メールの返信はいつまでに行うと良いのでしょうか?失礼にならない返信方法は?

そこで今回は、受領メールを返信する時のポイントと、ビジネスマンが覚えて起きたい返信マナーについてお伝えします!

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ビジネスメールの返信「受領しました」の使い方

仕事の取り引きでメールでやり取りする場合に「受領しました」という言葉を使いますが、場合によって間違った使い方になってしまうので、正しい使い方を把握していきましょう。
受領はメール、金銭、書類などを受け取るときに使います。
親切な対応や情などには使わずこれらには「頂戴します」というのが適切です。

相手が長い付き合いの返信

この場合では受領と使うのは少しかたいやり取りの感じがします。
「お受け取りました」という言い方でも問題ないでしょう。

大事な取り引きの返信

「受け取りました」という言葉の最も丁寧な言い方が「拝借しました」が好ましいでしょう。
この言い方は、とっておきの大事な場面でのみ使用します。

ビジネスメールやビジネス敬語はたくさんあります。
慣れないうちは使い方の間違いも少なくないと思いますが、大事なときには必ず上司などに相談して取引先とメールのやり取りをするのがいいでしょう。

それがビジネスマンとしての信頼性にもつながります。
上司からも取引先からの信頼度もアップにつながる重要な項目ですので正しい使い方や受領のメールのやり取りをマスターしましょう。

受領したことを伝えるメールの返信は早いほうがいい

受領のメールの返信は理由があって遅くなってしまったというのは仕方ありませんが、早く対応する事にこしたことはありません。

返信素早いということは、信頼、信用性につながり、なた仕事への意欲や心構えなどでも評価されます。

返信が遅かったり内容があやふやだと相手へ不信感を与え、取り引きがとだえ、会社の存続にも関係する自体になってしまう危険もあります。

遅くなってしまった場合でも24時間以内には返信しましょう。
それが社会でのルールでもあります。

仕事が忙しくて後回しにしてしまうこともあると思いますが、そのまま何日も忘れてしまったといううっかりミスをおかしてしまわないよう、メモをしたり今やってる仕事が終わり次第すぐ対応するような癖を習慣化しておくと安心ですね。

ビジネスマンとし日々勉強をし上司の良いところをどんどん真似し成長し、会社の成績もアップにつながるといいですね。

受領メールを返信する時に気をつけること

相手先からメールで「ご査収のほどよろしくお願いいたします」と来た場合、よくある返信の間違いについてお話します。

このメールに対して「ご査収いたしました」という返信は適切ではありません。
査収=調べて受け取るですので、調べた結果がどうであったか述べる必要があります。全て理解したのか、まだ不明な点があるのか、ここでただ「ご査収いたしました」の返信だけでは、理解してもらったと判断され、後から不明な点を出しても、相手を混乱させてしまいます。

査収のために時間が必要な場合は、先に受領メールを送信します。
「査収に少し時間がかかりますので、お時間いただけますか」などと一言添えましょう。
この部分を省略してしまうと、良い取引ができず、後から問題がでてきてしまっても嫌ですよね。
そして顔が見みえないメールでのやり取りですので、失礼のないような文章やメールのやり取りをこころがけましょう。

そうすることで、信頼性も生まれ、仕事のモチベーションがあがるかもしれませんね。

相手にメールを返信する時におすすめの文例

受領のメールの返信ですが相手から送られてきた時間を確認します。
その時間が夜中なら残業中で早朝であれば、急いで対応してくれていると読み取る事ができます。
こちらも適切な対応で返信することが望まれます。

こちらのメールに相手が迅速に対応してくれた時

  • 素早い対応ありがとうございます。
  • 早々お返事を頂きましてありがとうございます。助かります。

相手からの返信が残業中とみられる時

  • お忙しい中対応してくださりありがとうございます。
  • その日のうちに対応していただきありがとうございます。
  • いつもながら熱心な仕事ぶりを尊敬しています。

朝に返信してくれた時

  • 出勤後すぐにメールを確認していただきありがとうございます。
  • 朝早くからの対応ありがとうございます、助かります。

このように受領のメールに一言添えるだけで相手にも気持ちが伝わります。

受領メールの返信が遅れてしまったときの対処法

理由があったにしろ、受領のメールが送れてしまった場合はお詫びのメールは必ず送信する必要があります。

このとき、相手に迷惑をかけていますので、宛先の間違い、適切ではない文章、誤字脱字、日付や必要事項が書かれているか、このような事があれば相手も更に戸惑ってしまいます。
書き終わりには送信する前に必ず見直しをしましょう。
迅速に返信をするのも大事ですが受領のメールが送れてしまった事に対しての敬意を示さなければ相手も不信感をもってしまいます。

常に見直す習慣をつけていれば問題ないでしょう。

また、自信がないときは同僚や上司に確認をしてもらいましょう。
自分では気がつかない間違いがあるかもしれませんね。