電話でもしもしは失礼にあたる?正しいビジネスマナーとは

ついつい使ってしまう電話のもしもし。実はこの「もしもし」というワードは会社の電話では失礼にあたるんです。

言われてみると、相手先の電話では聞いたことがないような。なぜ、もしもしは失礼にあたるのでしょうか?

また、ビジネスでの正しい電話対応の仕方とはどのようなものなのでしょうか?電話対応の方法について紹介します。

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電話での「もしもし」は失礼だった!会社の電話はなんと言えばいい?

電話=もしもしと言えるほど、電話において「もしもし」というのは当然のことのように思えます。確かにプライベートの電話においては、もしもしを使っても何の問題もありません。

しかしこれがビジネスシーンになると、もしもしは失礼にあたってしまうので注意しなくてはいけません。

そもそも、もしもしというのは「申す申す」の略語です。
申すという言葉は目下の人から目上の人に対して言う言葉である為それ自体が失礼ということでは無いのですが、仕事の場において略語を使うことがマナー違反とされているのです。それだけでなく、元々もしもしは若者言葉が由来である為、失礼とされているのです。

そこで、もしもしの代わりに使える言葉として挙げられるのが「はい」です。電話に出る際などには「はい、○○でございます。」「はい、お電話変わりました。」という風に使うことが出来ます。

とにかくビジネスシーンにおいては、もしもしは使わないということを覚えておきましょう。

電話でもしもしは失礼なんです!電話に出るときには?

もしもしは失礼ということで、代わりに「はい」が使えるというお話をしました。しかしそれ以外にも電話の第一声で代用できる言葉はあります!

例えば電話に出る際には、「お電話ありがとうございます」という言葉が使えます。自分がかけるという場合には「いつもお世話になっております」「お忙しいところ失礼致します」などを使うと良いでしょう。

その時の状況に合わせて、もしもしを使わずに他の言葉に置き換えるのです。

相手の言った事が聞き取れなかった時にも「もしもし?」というのではなく、「お電話が遠いようで、もう一度よろしいですか?」と声をかけるようにしましょう。

そして、もしもし以外にもビジネスシーンで使ってしまいがちなNGワードがあります。「なるほど」や「了解です」という言葉です、使ってしまっていませんか?

この2つも、目上の人に対しては使うべきではない言葉なのです。「なるほど」は「さようでございますか」、「了解です」は「承知しました/かしこまりました」などに言い換えるようにしましょう。

会社の電話はもしもしで出ない!失礼のないように対応しよう

ビジネスシーンで電話を受ける際には相手に失礼の無いよう気をつけなくてはいけない点がいくつかあります。

まず、電話を出るのは3コール以内にというのが鉄則です。会社によっては2コール以内としているところもあるようです。まずは「お待たせしない」ということが大原則となるのです。

そして電話に出た際には自分の会社名や名前を名乗り、用件を確認します。その際には相手の会社名や名前もしっかりと確認してください。電話が終わった後に、誰からの電話だったんだろう?となれば大変ですよ。引き継ぐにも引き継げません。必ずメモを取っておきましょう。

そして電話を切る際には、相手が切ったのを確認してから切るようにしてください。決して受話器をガチャッと置くことが無いように、丁寧に電話を切るよう気をつけましょう。

電話で失礼なことがないようにかけるときにも注意しよう

電話は受ける際だけでなく、当然自分がかける時にも注意しなくてはいけない点がいくつかあります。

電話を掛ける時間帯に気をつける

相手の勤務時間内かつ、朝一や夜、お昼時は避けるようにしてください。忙しい時間帯や休憩時間にかけると相手に迷惑をかけてしまいますので、要注意です。

そして、話す内容をきちんとまとめてから電話をかけるようにしましょう。メモなどに記しておくと良いと思います。確認したい事が何項目かある場合、話している最中に忘れてしまって全て聞けずに電話を切ってしまったなんてことになりかねません。電話をした際には最初に「○点確認したいことがあるのですが」と言っておけば、相手も一つの話が終わっても電話を切らずに待ってくれるかもしれませんね。

そして自分が話すことをメモにまとめておくと同時に、相手の話したことを忘れない為にもメモの用意は大切です。場所や日時などの話になると、覚えたつもりでも電話が終わった後に「あれ?何時って言ってたっけ?」なんて忘れてしまっていることがあります。もう一度電話をかけ直すのも失礼ですので、しっかりとメモをとるようにしましょう。

電話では見えないけれど失礼にあたることもある!

電話というのは、相手の声でしか情報を得ることが出来ません。しかし、その声だけでも相手の表情だったり、態度というのは意外に判断出来るものです。頬杖をついて電話していたり、足を組みながら椅子にのけぞって電話をしていたりというのが意外に相手に伝わっていたりします。

また、周りの音というのも結構漏れるので、会社で電話をする際には十分に気をつけなくてはいけません。周囲の人の笑い声だったり、話し声などが電話の奥から聞こえてくるのです。

それによって、あなたの会社のイメージが悪くなってしまう可能性もあります。「仕事中にこんなに笑いあってる会社なんだ…」なんて思われてしまうかもしれないのです。相手からクレームなどが入っている場合には、特に要注意ですね。

その為、電話をする際には言葉遣いだけでなく、表情や姿勢、周囲の音にも気をつけるようにしてください。