予約の電話が緊張する人は多い。緊張しない電話のかけ方のコツ

メールなどで予約が出来ることが増え、電話をする機会は減ったかもしれませんね。
ですが用事によっては、電話をかける必要がある場合もあるでしょう。

この予約の電話がとても緊張してしまう、頭が真っ白になってしまうという人もいます。
よくあるのはお店の予約や美容室の予約、歯医者や病院の予約ではないでしょうか。

そこで緊張してしまう人に電話をかける時のコツを紹介します。

まずはお店の予約をしなければならない事になった場合の電話のかけ方をご覧ください。
美容室に予約の電話をするのがものすごく緊張してしまうという人も多いです。
なぜ緊張してしまうのでしょうか。
その理由と電話のかけ方のコツを紹介します。

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予約の電話が緊張するという人の気持ち

今や一家に一台どころか、一人一台は自分の電話を持つのが当たり前という時代となりました。知らない人に直接電話をかける機会自体が減っていることで、お店などに予約の電話をかけることすら、毎回必要以上に緊張してしまうのは、無理もないことなのかもしれません。

今ではほとんど電話をかけなくても、なんでもメールやLINEなどで済んでしまう

人と電話で話すのがあまり得意でないという人の中には、普段は自分から電話をかけることは滅多にないという人もいるでしょう。そんな、普段から電話で話す機会が少ない人にとっては、予約の電話をかけること自体が、とてもハードルが高いことなのだと思います。

そのような、普段からあまり電話をかけるのが得意ではないという人の中には、いざ勇気を出してお店などに予約の電話をかけたとしても、相手の反応次第では、要件を果たせぬままに電話を切ってしまうこともあるのだとか。

とくに、初めてのお店に予約する際など、全く面識のない人に電話をかける場合は、相手が上手く誘導してくれないと、ふとした沈黙や聞き返されることに対して、以上に焦りを感じてしまうという人も多いようです。

お店の予約の電話が緊張するならメモを用意

お店の予約をする際に、毎回のように緊張して思うように自分のペースで要件を伝えられないという人は、予約の電話をかける前に、まずは要件をメモに書き出しておきましょう。

電話が苦手な人の中には、予約内容は頭に入っていたとしても、いざ相手が電話に出てしまうと、緊張で全部吹き飛んでしまって、しどろもどろな返答しかできなくなってしまうという人もいます。それを避けるためには、あらかじめ予約内容を簡単にメモしておいて、それを順番に伝えるようにすれば良いのです。

緊張せずにお店に予約の電話をかける方法

  • 予約内容をメモする
  • お店の混雑する時間帯は避ける
  • 呼び出しても出ない場合は、時間をおいてかけ直す
  • メモに沿って予約する
  • キャンセル料の有無と期限(宴会やコースの場合)

まずは、予約したい内容をメモに書き出します。お店が混雑している時間帯は、店員さんも丁寧に電話応対をしている時間がないため、焦らずに話すには少し時間をずらしてかけましょう。5回から6回電話を鳴らしても相手が出ない場合は、少し時間を空けてあとからかけます。

予約メモには、日時と時間の他に、予約名と電話番号も書いておきます。大人数での宴会やコース料理を予約する際には、キャンセル可能な期間も合わせて聞いておくと良いでしょう。

緊張する美容室への予約電話のかけ方

飲食店などと同じく、美容室への予約の電話も緊張してしまうものでよね。中には、電話をかけたくないばかりに、なかなか美容室に行けないという人もいるかもしれませんね。ここでは、緊張せずに美容室への予約をする方法をご紹介しましょう。

美容室への予約電話のタイミング

予約制もしくは予約優先の美容室であれば、当日いきなり行ったところで、よほど空いていない限りは断られてしまう可能性が高くなります。やはり、遅くても一週間前までには予約するようにしましょう。時期によっては混雑が予想されるため、予定が決まっているのであれば、少し早めの二週間くらい前にでも予約しておいたほうが安心です。

電話をかけるベストな時間帯は?

一人で経営している美容室以外では、基本的にはどの時間帯でもスタッフが電話対応してくれますので、とくに時間帯を気にする必要はありませんので、営業時間内にかければOKです。

予約メモを用意する

予約したい日時がすでに埋まっていた場合もありますので、あらかじめ候補をいくつか決めておきます。カットだけや、パーマとカラーを一緒に行う場合など、予約内容によっては案内できる時間帯が変わってくるため、そちらも決めてから電話すると良いでしょう。カルテ番号を聞かれるかも知れませんので、手元に会員証のご用意を。

予約の電話が緊張するワケを紹介

電話での予約が緊張してしまうという人の中でも、とくにハードルが高いのが美容室への予約なのだそうです。そこには、こんな理由があるのだとか。

美容室への予約はなぜ緊張してしまうのか?

  • 相手に迷惑がかかるかもしれない
  • 相手の反応がわからない
  • 難しい用語で質問されたら困る
  • 緊張しているのがバレたくない

予約の電話に対応するスタッフは、日頃から電話応対に慣れていますので、必要以上にこちらが気を使う必要はないのですが、やはりどうしても、忙しい時間帯にかけたら迷惑がられるのではないかと、ついビクビクしてしまう人も少なくないようです。

中には、美容室というオシャレな場所で働くスタッフからの質問に対して、変な受け答えをしてしまったらどうしよう、おかしなことを言ったらバカにされるのではないかと、不安に思ってしまうという人もいます。接客業である以上は、相手は日頃からさまざまなお客さんと接している接客のプロなのですから、いちいち反応を気にする必要はないのですが、つい余計な心配をしてしまうせいで、ますます緊張するという結果にも。

苦手な歯医者の予約電話で緊張しないコツ

美容室と同じく、基本的には予約が必要なのが歯医者です。こちらは美容室よりも更に緊急性が高いため、予約の時点で今の症状をできるだけ的確に伝える必要がありますので、そちらもあわせてあらかじめ端的にメモしておくと良いでしょう。

今すぐに行く必要はなくても、とりあえず歯医者の予約をするという場合には、都合の良い時間帯をいくつか絞ってから電話をかけるようにします。

以前にかかったことのある歯医者であれば、過去のカルテも残っていると思いますので、診察券を手元において、カルテ番号を伝えることで、よりスムーズに予約できます。

あらかじめ要件をメモしておけば、予約の電話をかける際にも必要以上に緊張しなくて済むようになりますので、まずは一度試してみてくださいね。