メールだから朝に送っても問題はない？仕事の相手先にメールを送る場合は何時からならOKなのでしょうか？
緊急であれば、時間は関係なく送ってもいい？送る側と受け取る側では、ちょっとした温度差があるように感じるメールの送信ですがビジネスマナー的にはどうなのでしょうか？
メールであっても、電話に置き換えて考えてみるとわかりやすいのかもしれません。
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メールは朝の何時からなら送ってもいいの？
メールは、気軽に連絡がとれる手段としてとても便利ですが、相手の状況が分からない分、時間帯を気にせず送ってしまいがちですよね。
しかし電話だと、夜中や早朝、日曜日や祝日など時間帯や曜日関係なく電話をかけるという方は少ないのではないでしょうか。
基本的には、メールも電話と同じように考えたほうが良く、早朝や夜中は避け、朝は８時以降で送るのが望ましいです。
しかし、会社によっては朝８時頃～が忙しいという会社もあると思います。
そのため、お昼休みの時間帯や１７時、１８時の定時以降にメールを送ったほうが望ましい場合もあります。
また、メールの内容によっては、緊急性が高い場合もあると思いますので、そういった場合は相手の都合も考え、速やかに対処したほうが良いでしょう。
何時から何時まではメールを送ってはいけないの？夜中から朝方は止めておこう
一般的には、夜中と早朝は避けるべきです。
夜中と早朝の時間帯の考え方は人それぞれ違いますので、一概には言えませんが、２１時時頃～８時頃までは連絡を控えたほうが良いでしょう。
メールはとても気軽に利用できる便利なツールのため、時間帯関係なく送信してしまいがちです。
例えば、２４時頃に、「会社のパソコン宛に送るメールだから、この時間は見ることないだろうし大丈夫だろう」と送ってしまったとして、その相手が、スマホやタブレットなど、パソコン以外の端末でメールを確認できるように設定していたら、あなたの送ったメールで迷惑してしまう場合も考えられます。
このほかにもさまざまな場合が考えられますので、２２時頃～７時頃のメールの送信は避けたほうが良いでしょう。
ですが、相手からこの時間帯にメールが来て、自分がまだ起きているのであれば、すぐに返信しても問題ありません。
返信が早いことにこしたことはありませんので、自分が返信可能な状況であればすぐに返信してあげるようにしましょう。
メールは朝の何時からや曜日にも配慮しよう！
朝メールの送る時間帯については、朝８時頃～が望ましいということはお伝えしましたが、曜日についても配慮することが大切です。
例えば、自分が土日お休みであっても、相手も同じとは限りません。
休日にどうしても送らなければいけない場合を除き、基本的には平日に送るようにしましょう。
休日に送らなければいけない場合は、休日にメールを送る理由と休日にメールしてしまうことへの謝罪を記載し、返信を急がせないような配慮した文章を心がけましょう。
また、相手から事前にお休みを知らされている場合は、平日であってもメールを送ることは避け、休み明けに送るようにしましょう。
休日以外にも、週末に送るメールにも配慮が必要です。
平日最後の金曜日は、その週の仕事を終わらせようとしている人が多いと思います。
そのため、金曜日の夕方などにメールを送ってしまうと、相手の負担になりかねません。
返信が必要なメールであれば、お昼頃までを目安になるべく早めに送るようにすると良いでしょう。
メールやラインで送るかどうか迷ったら朝にしておいたほうが無難かも
まずメールを送る前に、そのメールの内容がすぐに返信が必要な内容なのか考え、その必要が無いのであればメールを送るのは朝にしたほうが良いです。
一般的には、２４時以降にメールを送るのは非常識と考える人が多いですが、その人により非常識と感じる時間帯はそれぞれ違います。
また、スマホを携帯代わりに使っている人も居れば、家族と一緒に同じ部屋で寝ている人、いろいろな場合が考えられます。
夜中にメールしてしまうことは、その人に迷惑がかかるだけではなく、その人の近くに居る人にも迷惑がかかってしまう可能性があるのです。
緊急性の低い内容であるのであれば、翌日の朝８時～頃を目安に送るようにしましょう。
取引先との関係性を良く保つためにも、メールの送る時間帯に配慮することは、とても大切なことなのです。
メールの返信はなるべく速いほうがいい！
メールを送る際に気をつけなければいけない時間帯、曜日などはご紹介しましたが、メールを返信する際にも極力１日以内に返信するなど相手のことを配慮すると良いでしょう。
届いたメールを早く返信することは、相手にとても良い印象を与えます。
また、忙しいなどの理由があるにしても、返信が遅くなってしまう場合には、「返信が遅くなり、申し訳ございません」など一言付け加えるだけで、相手にマイナスな印象を与えずに、その後の文章へスムーズに移ることができます。
また、相手のメールを確認したけれど、すぐに返信しずらい内容の場合は、「メールを拝見致しました。この件につきましては、改めてご連絡させて頂きます」などメールを確認済みであることを先に先方へ伝えておくのも一つの手段です。
こうすることで、メールを見ていないのではないかと相手が不安に感じることもなく、気持ち的にも余裕が持てます。
メールの返信を遅くしてまうことは、メールを返信するのを忘れてしまう原因の一つになったり、また相手の時間を奪うことにもなりかねません。
日頃から、メールは早めに返信する癖をつけておくと良いでしょう。
