メールの誤送信がきたときには返信すべき?ビジネスマナーとは

メールの誤送信がきたときにはどのように対応すればいいのでしょうか?返信したほうがいい場合と返信してはいけないメールの見分け方とは?

ビジネスメールの場合は、きちんと相手先や送った人のことが確認できるかと思います

また、自分がメールの誤送信をしてしまったときの対応の仕方、誤送信をしないためにできることを紹介します。

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メールの誤送信がきたら返信したほうがいいの?

仕事をしていると色々な間違いメールを受信することがあります。
誤字脱字程度のミスは誰にでも起こりうることなので、相手が上司や取引先の人間なら仕事に支障がない程度のミスなら、見逃したり見ぬふりをするのも大人の対応でしょう。

しかし、間違ったままでは仕事に支障がある場合もあります。宛先間違いの誤送信の場合、自分の仕事には支障が無くても、間違いメールをスルーすることで相手の損害が大きい場合もあります。

自分の仕事に支障がある場合や、相手の事を考えて指摘したあげた方が良い内容の誤送信は返信して指摘しましょう。
ただし、指摘の仕方によってはトゲのある言い方になってしまうので注意が必要です。

間違いメールを指摘するときは、変に気を使いすぎる必要はありません。相手との関係性にもよりますが、ビジネスメールですので基本的にはビジネスライクに淡々とした文章で構いません。

メールの誤送信に返信するときはどんな内容?

間違いメールへ返信するときは下記のポイントに注意して文章を確認しましょう。

あくまでも確認のためのメールを送る

あなたが間違いメールと判断しても、間違っていない可能性もありますので「間違えている」と断定した言い方はせず、「~ではないでしょうか?」等の確認する言い方にします。

クッション言葉を使う

ビジネスメールを送るときのマナーですが、間違いメールを指摘するときにもクッション言葉を使うようにします。「恐れ入りますが」や「お手数をお掛け致しますが」というクッション言葉を入れて柔らかい言い方をする事で、きつい印象を避けることが出来ます。

口外しない、メールは削除する

誤送信で受信したメールの内容には重要な情報が書かれていることもあります。誤送信した相手は「情報を漏らしてしまった!」と焦っているはずです。完全に誤送信されている場合は、念のため「受信したメールは削除致します。」や「口外することはありませんので、ご安心ください。」などの一言を付け加えてあげると、相手の気持ちを少し軽くすることが出来るでしょう。

例1「恐れ入りますが、○の件はAではなくBではなかったでしょうか?お手数をお掛け致しますが、ご確認お願いいたします。」
例2「添付ファイルを確認いたしましたが、別のファイルが添付されているようです。お手数をお掛け致しますが、ご確認いただき、再送していただけますようお願い致します。」
例3「(引用返信し)こちらのメールが私宛に届いております。恐れ入りますが宛先のご確認をお願いいたします。なお、メールは削除させていただきます。」

メールの誤送信で返信してはいけないものとは?

ビジネスメールの誤送信を受信した場合

基本的には返信して間違えていることを伝えてあげる方が親切です。しかし、すべての誤送信に返信するのは賢い方法ではありません。

例えば、会社のメールアドレス宛に私的な内容のメールが届いた場合は、スルーしましょう。送信元が知り合いで気心の知れた相手なら、直接「間違えていたよ」言う方が良い場合もあります。

仕事に関係がありそうな内容が記載されている場合でも、最近はなりすましによる詐欺もあります。少なくとも送信元の名前や「○○さん」「○○様」と宛先の名前が書かれていない場合は無視しましょう。
今は一見すると社員や取引先のメールアドレスに見間違うような似たアドレスを使ってくるケースもあります。

また、怪しい相手から届いたメールは開かないようにしましょう。添付アドレスやURLを見るのは危険です。あなたが誤送信のメールを見たことでウイルス感染し、あなたのパソコンだけでなく、社内のパソコンや取引先にまで危険にさらすことになります。

出来るならフィルタリング機能でメールの自動振り分けを行った上で、受信メールに怪しいメールが紛れることがあると意識しましょう。

メールの誤送信をしてしまったときには?

メールの誤送信を常に受信する側とは限りません。自分がメールを誤送信してしまうこともあるでしょう。万が一、メールを誤送信したことに気が付いたら、すぐに誤送信した相手に謝罪します。

誤送信したメールの内容によっては、相手に見られたらまずいものもあるでしょう。相手に見られる前に削除してもらいたいですよね。送信後時間が経ってから誤送信に気付いた場合は遅いかもしれませんが、人は不思議なもので送信した瞬間に「間違えた!」と気付いたりします。そんな時は、誤送信の相手に見られる前に先手を打ちましょう。

一刻も早く誤送信した相手に電話をして、誤送信を謝罪したうえで、今送ったメールを見ずに削除してもらえるようにお願いしましょう。メールではなく電話をするのは、早く対応したいという意味もありますが、ミスに対しての謝罪なので、電話の方が丁寧です。

相手が不在の場合は、伝言をお願いした上で、メールを送るしかありません。今は外出先でもメールのチェックが出来る時代です。伝言をしただけでは伝言が伝わる前にメールを見られてしまう可能性がありますので、メールを送信して二重の対策をします。

メールは件名に「【メール誤送信の謝罪の件】」等はっきり目立つようにして、誤送信したメールよりも先に見てもらえるようにしましょう。

メールの誤送信は誰でもしてしまう可能性がある!対策方法は?

メールの誤送信で多いのは、「宛先間違い」や「ファイルの添付間違い」です。これはケアレスミスによることが多いのですが、ケアレスミスは対策次第で防ぐことが可能になります。業務への慣れや慢心により重大ミスにつながりますので注意しましょう。

宛先間違いへの対策

メールの宛先はオートコンプリート機能の設定ミスで宛先間違いが起こることがあります。オートコンプリート機能は宛先欄に「a」と入力すると「a」から始まるメールアドレスや名前が表示される便利な機能ですが、サッと選んだ宛先が間違うことがあります。この便利な機能をオフにしてアドレス帳からの選択にしても、似た名前の人が沢山登録されていれば同じミスが起こる可能性があります。

オートコンプリート機能を使ったままでも候補が該当の1人に絞られてから選択し、送信前に宛先が本当に正しいかを再確認するようにしましょう。

ファイル添付間違いへの対策

全く別のファイルを添付する間違いよりも最新版を添付したつもりで過去ファイルや更新前のファイルを添付してしまう間違いの方が多いでしょう。最新版や更新後のファイルは過去のファイルと似たファイル名を付けるケースが多いので、見間違えなどによって起こります。
パソコン内のフォルダ分けをして、ファイル名を分かりやすい名前に設定しましょう。
例えば「過去フォルダ」を作って最新版以外は過去フォルダに移動したり、使用するファイルだけデスクトップにショートカットファイルを作るのが良いでしょう。