問い合わせ電話のかけ方!ビジネスマナーを知って印象良い電話を

取引先やお得意さんに問い合わせの電話をかける時、まだ電話をかけ慣れて居ない人はかけ方についてあまり良くわからないことがあるものです。

ビジネスで電話をするときは、先方に失礼にならないようにすることがポイント。どのように電話をかけるのが良いかを知って、電話でミスをしないようにしましょう。

ここでは、ビジネスシーンで問い合わせの電話をかける時のかけ方やマナーについてお伝えします。

先方に失礼のないように、自分の印象を悪くしないようなかけ方やマナーを知って、社会人の一員としてスムーズに電話をかけられるようにしましょう。

ポイントや注意点を知って、問い合わせ電話をかける時の心得を学んでください。

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問い合わせの電話のかけ方のポイント

携帯電話が普及した現在では、家の固定電話を使って電話をすることも受けることも少なくなりましたよね。

社会人になると新入社員の初めて行う仕事は、電話応対から始まる会社も多いかと思います。

どんなに研修で練習をしても実践してみなければ、わからないことが多くあり、電話を切ったあとに、聞き忘れてしまった!と言う経験をした方も多いのではないかと思います。

初めて取引先に問い合わせの電話をかけようとする時には、慣れない敬語をどのように使えば良いのか迷うことがあるかと思います。

ここでは、どんなビジネスマナーに気をつけて、問い合わせの電話をかけると良いのかのポイントについて、ご紹介していきたいと思います。

電話をかけるときの3つの注意点とポイント

  1. 伝える内容をメモをし、伝えるべきポイントとをまとめて簡潔に要件を伝える。
  2. 始業時や昼休みや終業時間間近の時間帯は避ける。※どうしてもやむを得ない状況の時には、申し訳ありません。とお詫びの言葉を添えるようにしましょう。
  3. 電話をかける相手の情報(社名・氏名・部署等)を正確に確認し、間違いなどがないようにきちんと確認しておく。

仕事上、避けることのできない電話応対は、誰しもが経験することです。
先方の方に迷惑がかからないようにしっかりと、電話応対のかけ方のポイントを把握しておくことが大切です。

問い合わせ電話のかけ方・実際に電話をかけるときは

では次に実際に電話をかける手順について、どのように電話をかければ相手に不快な思いをさせることがなく、スムーズに要件を伝えることができるのか、また電話を切る時のマナーについても、お伝えしていきたいと思います。

電話をかけた時、相手が電話に出た時の対応について

  1. 相手が電話に出たら、自分の社名と名前を伝え、担当の方がいるかを確認します。
  2. 相手の方が電話に出たら再度、自分の社名と名前を伝える。
  3. 伝えたい要件を簡潔に伝える。
  4. 電話の内容を復唱する。

電話を切るときの切り方のマナー

電話を書かける時にもマナーがあるように、切るときにもマナーがあるのをご存知でしょうか?

電話を切る時の基本的なマナーは、一般的にはかけた方から切るのがマナーと言われています。

しかし、ビジネスで電話をかけた時は、相手の方が電話を切ったあとに切るのがマナーではないかと迷うこともあるかと思います。

その判断として、もし相手の方がお客様の場合には、相手の方が電話を切ったあとに電話を切るようにするのがマナーです。

受話器を置く時には静かに置くのが最も大切なマナーです。

問い合わせ電話をかけた時に相手が不在の時のかけ方

問い合わせの電話をした時に、相手が不在だった場合の対応についてはどのように伝えると良いのでしょうか。

相手が不在の時には電話をかけ直すことを伝える

電話をした時に相手の方が不在だった場合には、何時に帰社予定かを確認し、折返しの電話をすることを伝えましょう。

また、電話で応対してくれた担当の方の名前も忘れずに聞いておきましょう。

特に相手の方が目上の方や立場が上の方の場合には、自分からかけ直す方が失礼にあたることがありません。

折返し電話をしたのにも関わらず、相手の方から電話がかってきた場合には、「電話を頂いて申し訳ありません」ということを一言添えると、相手にとって良い印象を与えることでしょう。

問い合わせの電話をかけたときは聞き取りにくい言葉に注意を

普段何気ない会話で気にならない言葉でも、電話で話をした時に相手の言葉が聞き取りにくいということがあります。

特に数字には注意が必要です。

その中でも聞き間違いに多いのが、7(シチ)を1(イチ)と聞き間違うことが多いようです。

商談などの待ち合わせ時間を午後7時(シチ)と伝えたところ、午後の1時と勘違いしトラブルになると言ったケースがあるようです。

なので、商談など大切な打ち合わせがある時には、7(シチ)ではなく、19時(ナナ)であることを相手にきちんと伝わるように配慮をし、伝えることが大切です。

その他にも、地名など場所の名前も聞き取りにくいものもあるので、わかりやすく伝えることも電話を掛ける時には注意が必要です。

相手への配慮を忘れないことがビジネスマナー

電話をかける時には、自分が伝えたいことを上手に伝えようとそちらにばかり注意が向いてしまうと、相手への配慮を忘れてしまうことがあります。

特にビジネスの電話をかけるときは、相手への配慮を忘れずに電話をかけることが正しい電話のマナーです。

電話をしている時に、周りの雑音等が聞こえてきた時

そのタイミングを見逃さずに相手の様子を感じ取り、折り返しの電話をすることを伝えましょう。

また、その際には何時頃かけ直すのが良いのか、時間帯も確認しておきましょう。

そうすることで相手にも不快な思いをさせることなく、再度かけ直したときにも、スムーズに会話をすることができるでしょう。

簡単そうでなかなかスムーズにいかないことの多い、ビジナス上での電話応対ですが、上記でお伝えした内容を参考に、是非上手に活用してみて下さい。