新入社員の人たちの中には、いつから会社の電話対応をしたら良いのかわからない人もいますよね。電話が苦手だからなるべく電話に出たくない・・・と思っている人もいるのではないでしょうか。
会社の電話に出ることは、仕事の一つとしてとても大切なことです。電話のマナーを知って率先して電話に出られるようにしましょう。
そこで今回は、新入社員の電話対応に関する情報をお伝えします。
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電話を取るのがイヤ！電話対応をするのはいつから？
ビジネスシーンでは欠かすことのできない「電話対応」ですが、新入社員だと電話対応が苦手と思う方も多いのではないでしょうか。
初めての電話対応は、相手先の名前を聞き取れなかったり、電話内容のメモを取るのを忘れてしまったりなど、ミスが多くなってしまいますよね。
また、そうしたミスを繰り返すことで電話に出ることが苦手になり、電話に出なくなってしまいませんか？
会社の先輩方は、ミスをしても良いから電話を取ることを求めています。
電話対応をいつから始めたら良いのか？ではなく、すぐにでも電話を積極的に取ることが大切なのです。
また、電話対応がイヤ！と思う方は、「電話をより多く取ること」が電話対応を克服するための一番の近道です。
いつから電話に慣れる？新入社員の電話対応は率先してやろう
電話対応に慣れるのは、その人によってそれぞれです。
より多くの電話を率先して取っている人はその分慣れるのが早いのではないでしょうか。
電話対応に慣れるためには、より多くの電話を取ることが最も大切です。
何も分からない中での仕事でミスをしてしまうのは仕方の無いことです。
ミスを気にかけることは大切なことです。
しかし、そのミスをずっと気にかけていては、いつまで経っても電話に慣れることはできません。
同じミスは繰り返さないように意識し、率先して電話を取ることで電話対応に慣れることができます。
また、新入社員は雑用を任されることも多いです。
電話対応をはじめとして、ちょっとしたことであっても一つずつこなしていくことで、あなたの評価は上がるでしょう。
新入社員の電話対応はいつから？新入社員が電話対応をしたくない理由
新入社員が電話対応をしたくない理由で考えられるのは、「家に固定電話が無い」「幼い頃から電話に出たことが無い」ことです。
１つ目の「家に固定電話が無い」場合ですが、若い世代の方だと家に固定電話が無いという方も多いのではないでしょうか。
携帯電話が普及したことに伴い、昔と比べても固定電話のない家が増えているそうです。
２つ目の「幼い頃から電話に出たことが無い」場合ですが、最近ではニュースでも取り上げられているように、詐欺事件が多いですよね。
そういった犯罪対策のため、家族が子供に電話と取らせない場合もあるようです。
このように、電話を取る機会が無いのであれば、自然と電話に対して苦手意識を持ってしまいます。
こうした背景から、新入社員は電話対応に苦手意識を持ってしまうことに繋がっていると言えるでしょう。
新入社員の電話対応で覚えておきたいポイント
新入社員が電話対応をする際に、覚えておきたい３つのポイントをご紹介します。
電話応対でいつも使うセリフを覚えておきましょう。
ビジネスシーンでの電話対応は、だいたいの流れが決まっています。
「いつもお世話になっております」など、ほぼ使うであろうセリフを覚えておくと、電話対応中も冷静に対応することができます。
メモは正確に取るようにしましょう。
相手先が、どのような件で電話をかけてきたのか？折り返しの電話は必要なのか？緊急性のあることなのか？など、取り次いでるあなたが原因でトラブルとならないようにしなければいけません。
メモには簡潔に電話内容をまとめ、渡すようにしましょう。
聞き取れなかったことは聞き返しましょう。
新入社員であれば、取引先の会社名なども頭に入っていないことがほとんどですよね。
相手の名前など、聞き取れないことがある場合には、うやむやにせず、必ず聞き返すようにしましょう。
後々、折り返し電話する必要がある場合にトラブルに繋がってしまう可能性があります。
ビシネスシーンでは敬語の使い方も重要です
ビジネスシーンでは、相手先に失礼とならないように、言葉遣いにも十分に配慮する必要があります。
そこで、ビジネスシーンで間違えやすいポイントをご紹介します。
名前のあとに役職や肩書きがある場合
電話で「課長の○○様はいらっしゃいますか？」と聞かれ、課長不在の場合
「○○課長は外出しております」はＮＧです。
相手先に対し、自社の社員を呼ぶ際には、呼び捨てにするのがマナーです。
ですので、この場合は「課長の○○は只今外出しております」と伝えます。
また、場合によっては外出していることを伝えないほうがよい場合もあります。
そういった場合には、「課長の○○は只今席を外しております」などと伝えるようにしましょう。
相手先の○○課長宛に電話をかける場合
相手先の○○課長宛に電話をかける際に、「○○課長はいらっしゃいますか？」はＮＧです。
こちらも上記同様に「課長の○○様はいらっしゃいますか？」と役職や肩書きを前につけて名前を呼ぶようにしましょう。
電話対応を含め、ビジネスシーンにはさまざまなマナーがありますので、相手先に失礼とならないように配慮することが大切です。
