電話が苦手な人に教えたい!電話をかける事が苦にならない方法

プライベートでは電話をかける機会が減ってきていると言われていますが、電話をかける事でしか問い合わせが出来なかったり、職場によっては電話対応がメインの仕事だったりと社会では電話は身近なものです。

電話が苦手で怖いと感じる人も多いですが、電話対応には回数をこなす事とある程度同じ決まり文句を活用する事で、慣れる事が出来るのです。

こちらでは電話が苦手でも、電話対応が出来るようになる方法についてご紹介します。

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電話が苦手でかけるのをためらってしまうのはなぜ?

電話で人と話すのが苦手な人がいますが、それはどういった理由からなのでしょうか。

電話が苦手だと感じる理由は相手の都合を気にしてしまうから

メールやラインだと相手の都合の良い時間に見て、返事をしてくれればいいので、相手の迷惑になる事はありません。

しかし、電話だといきなり電話すると相手に迷惑ではないかと考えたり、時間を拘束してしまうのではないかと考えてしまって申し訳ない気持ちになるからでしょう。

電話が苦手なのは、かけることを緊張してしまうから

なぜだか電話だと人と話すのが緊張してしまう人がいます。

電話だと上手く話せずに失敗してしまうのではないかという不安もあり、余計緊張してしまうのでしょう。

電話は声だけでしかコミュニケーションを取れないから。

電話は顔が見れないので基本声だけでのコミュニケーションになります。

その為相手の口調から勝手に怒っているのではないかなどマイナスなイメージを感じてしまう人もうるでしょう。

あまり気にしすぎず不安にならないようにしましょう。

電話が苦手に感じるのはなぜ? かける前に要点をまとめておこう

電話を苦手に感じないためには、事前に話す内容を紙で書いておいて準備しておきましょう。

電話だと緊張してうまく要点を話せないことがありますよね。
そういった失敗がないように、簡単なマニュアルを作っておけばスムーズにやり取りする事ができるでしょう。

例えば、挨拶・話す内容・話す順番は電話をかける前に整理しておくとスムーズです。

もし失敗するようなことがあれば、その都度そのマニュアルを訂正していけばよいのです。

そして電話での失敗をなくすポイントとして、相手からの折り返しの電話がある場合は、事前に折り返し可能な時間帯を伝えておきましょう。

もし何かお店や企業などに問い合わせをしたとき、すぐには対応できないので折り返しお電話しますと伝えられる事があります。

どのくらい後に電話をかけてくるのか分からないので、折り返し電話を待つ時間が無駄になってしまったり、電話に出れないですれ違いになってしまったりすることも多々ありますよね。

それを防ぐためには、事前に都合の良い時間帯と悪い時間帯は伝えておきましょう。
そうすればいきなり電話に出ることもなくなるので、余裕を持って対応する事ができます。

電話が苦手でも大丈夫。電話にはかける場合も受ける場合も決まり文句がある

電話をする際、受ける際に気をつけたほうが良いポイント

電話はなるべく早くとること。

仕事の電話だとなおさらです。
電話先が大きな取引先で、電話一本が大きなビジネスに繋がる案件かもしれません。

相手を長く待たせない事が大切です。

仕事の電話では「もしもし」は使わないこと。

良く「もしもし」と電話口で使いますが、仕事の電話では使わないでください。

電話での冒頭では「お世話になっております」や「おはようございます」などの言葉を代わりに使うように心掛けましょう。

間違いやすいものはメモを取り、復唱すること。

電話番号や約束の日時、住所など重要な項目は必ずメモを取り復唱をする事を習慣付けましょう。

万が一誤りがあると大きなトラブルにつながりかねません。

電話は静かに切ること。

乱暴に電話を切らず、フックを指で押して静かに切りましょう。

電話が苦手な人が電話対応が出来るようになる方法!

電話が苦手な人が電話を克服するためには、電話の上手い人の真似をしましょう。

電話が苦手なのは電話で話すという経験不足があるからでしょう。

緊張してあまり話せないようなら、電話の上手い人の電話を聞いてみてまねをしてみましょう。

例えば、ドラマに出てくる電話のオペレーターのまねをしてみましょう。

また、家族や仕事場などの身近にいる電話の上手な人の話し方を徹底的に観察して真似してみてください。

そうする事で、多少違和感があってもなんとなく話せるようになります。

上手な話し方や用件の話し方をその人から盗む事で、手っ取り早く電話での会話を上達させる
ことができるでしょう。

電話で話す経験を積んでいけば徐々に自信も持って話せるようになるはずです。

電話対応が苦手な理由「聞き取れない」事への対応

電話対応が苦手な人が悩むのは、相手の話が聞き取れなかったときです。

相手のしゃべり方が早口だったり声が小さかったり、独特な話し方だったりすると全然聞き取る事ができないときがありますよね。

聞き返すタイミングも失い、わけの分からないまま電話を続けているととても危険です。
そこで、丁寧な言葉でしっかり相手に聞き返す事が大切なのです。

会社名が分からなかったときは。

「大変申し訳ございません、もう一度御社名とお名前をお聞きしてもよろしいでしょうか。」

と丁寧に相手に伝える事が大切なのです。

このときのポイントとしては相手に申し訳ないという気持ちを声でしっかり表現して伝えることでしょう。

もし思ってなくても演技して伝えることで、相手を不快な思いを軽減する事ができます。