病院で働きたい!電話のかけ方、就活で気をつける事について

就活のために病院に電話をかける場合にはどんなことに気をつけるべきなのでしょうか?

就職活動となると電話も評価されてしまうと思い緊張してしまいますが、気持ちを落ち付かせて丁寧に対応することが大切です。

また、顔が見えない分声のトーンも大切だといいます。就活をするときの電話の対応の仕方や気をつけることなどをご紹介していきます。

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就活で病院に電話をかけるときに大切なことは?

電話でのコミュニケーションはとても難しいものです。それは、相手の顔が見れないから。表情が見えない分、声の大きさや話し方で印象が決まってしまうのです。

電話をかけるときは、明るくハキハキした声で落ち着いた話し方を心掛けるようにしましょう。
声が小さくて聞き取りにくい、暗くこもった声は良い印象を与えません。電話だけで相当な差がついてしまうことは目に見えています。

電話をかけるときは、姿勢を正しく保ちましょう。
姿勢は声に影響するため、うつむいて話すとこもった声になってしまいます。
背筋を伸ばして肩の力を抜き、のびのびと落ちて話すようにしましょう。

また、気持ちの状態によって声も変わります。
面接日程を自分都合で変更させてもらう時の申し訳ない気持ち、選考通過の連絡を聞いたときの嬉しい気持ち、二つは同じトーンで話すべきでしょうか。
気持ちが乗ると声の調子も変わるので、状況に応じて気持ちを乗せることも大切です。

就活で病院に電話をかけるときには時間帯にも気をつけよう!

電話をかける時間帯を考えるのは、電話をかける以前に大切なことです。

忙しい時間帯や担当者が不在になりがちな時間帯が必ずあります。
緊急時や時間指定がある場合は別ですが、電話をかけるベストな時間帯とそうでない時間帯があることを忘れてはいけません。
就活生であるあなたにも、授業やバイトで電話をかける時間が限られているかもしれません。しかしそれ以前に相手の都合もよく考えるべきなのです。

休日空けの午前中は、週末に溜まった業務の対応や打ち合わせで忙しいことが多いため、できれば避けておきたい時間帯です。
早い時間帯に電話をしても担当者が出勤していない場合も多いため、急ぎでなければ、早くても11以降がベストでしょう。

12時~14時頃の昼休みにあたる時間帯は、学生もお昼休み中なので電話が掛けやすいとは思います。しかしお昼休みはあなただけではありません。当然担当者もお昼休みになりますので、不在になりがちだということを覚えておきましょう。

学校やバイトで夜しか時間が取れないという学生も多いと思いますが、18時以降などは就業時刻を過ぎているため避けたほう無難です。当然ですが土日祝日なども避けるべきでしょう。

就活の電話を病院にかけるときには流れを覚えてからにしよう

電話をかける前にまずは一連の流れをイメージしておこう

  1. 大学名と名前を名乗り担当者に繋いでもらう
  2. 要件を伝える
  3. 内容を確認してお礼を言って電話を切る

大体この流れです。では詳しく見ていきましょう。

電話が繋がったら「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学の□□と申しますが、ご担当の△△様をお願い致します。」と言います。
担当者に繋がったら再度名乗り、「お時間よろしいでしょうか?」と先方の都合を確認します。
もし都合が悪ければ、都合の良い時間帯を聞いて自分からかけ直すようにします。

次に要件を簡潔に伝え、もし面接日時を変えて欲しいのであれば、その理由や希望する日時を伝えます。
変更が出来たら、「それでは、▲月▲日▲時に伺わせていただきます。」と復唱して確認します。
電話を切るときは、「お忙しいところお時間を頂戴しありがとうございました。それでは失礼致します。」と述べて相手が受話器を置いたことを確認してから切ります。

もし担当者が不在だった場合は、戻り時間を聞いて自分から再度掛け直すようにしましょう。

就活の電話で聞き取れなかった場合はどうしたらいいの?

電話の環境によっては、聞き取れない場合も恐らくあるでしょう。
電話をかけるときはそういったことも予め想定して、スケジュール帳や筆記用具などを手元に置いておくと良いでしょう。
そして予め要件をまとめてメモをし、聞き漏らしがないように注意して話を聞くのです。
もし先方から電話がかかってきたときは、受け取るときの場所に注意しなければなりません。雑音が入らない、電波の良い場所に移動するのです。電話をかけるときも同様です。雑音が多いと、相手に深いな想いをさせてしまうことになります。
電話をするときは落ち着いて話せる、周りの雑音が入らない場所を選ぶようにしましょう。

それでも聞き取れない場合も当然あります。
相手の環境が良くない、早口や声が小さくて聞き取れないことも起こりえます。
その場合は、電波の状態や電話自体の問題にして、決して相手を責めるような言い方をしてはいけません。
「申し訳ありません。少々お電話が遠いようです」「電波の状態が悪いようです」など、相手の気分を害しないよう注意しましょう。

就活中は企業から電話が来ることもある?

企業から電話が来る場合、ほとんどが合格の連絡か、もしくは次の面接スケジュールについてです。
不合格通知は、大抵メールかもしくは就活サイトを通して連絡がくるのがほとんどです。
企業から電話がくるのは悪い知らせではないことが多いので、まずは心を落ち着かせてすぐに電話を取りましょう。

よく「電話を出るのは3コール以内」と言いますが、必ずしも3コールで出ないといけないわけではありません。
もちろんすぐに出ることに越したことはありませんが、慌てて電話を取ってしまうよりも、周りの環境を踏まえ、体勢や姿勢を整えた上で電話を取るべきです。

採用担当者は時間を割いてわざわざあなたへ電話をしてくれているわけです。
貴重な時間を使って電話をしてくれているわけですから、そのことを配慮してできるだけ丁寧に対応しましょう。
特に電話では表情が伝わらないため、声のトーンや話し方に注意しましょう。

もしお店の中といった周囲が騒がしい場合は、電話に出た後「外に出ますので少しお待ちいただけますか?」と了解をとってから静かな場所へ移動するのもアリです。