【営業】電話の折り返しのマナーやコツとこないときの対処法とは

営業マンは毎日取引先などへ電話をかけることが多いですが、その際に折り返し電話をかけることも多いですよね。

では、営業マンが折り返し電話をかけるときはどんなことに気をつけたらいいのでしょうか?そのマナーとは?

また、逆に企業からの折り返しの電話がこないときはどうしたらいいのでしょう?その対処法とは?

そこで、電話の折り返しのマナーやデキる営業マンのコツと折り返しの電話がこないときの対処法などについてご紹介致します。

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営業マンが折り返し電話をかけるときはタイミングが大切!

自分にかかってきた電話を、席を外していたなどの理由で受けることができなかった時、折返しの電話をかける場合は相手のタイミングを考えることが大切です。

ほんの少し席を外していた間にかかってきた電話であれば、すぐに先方に折り返しの電話をかけても問題はないでしょう。

ですが、電話がかかってきてから時間が経っている場合、相手が電話を取ることができるタイミングかどうかを考えてから折返しの電話をかけましょう。

お昼休みの時間帯であれば、相手は食事や休憩をしている可能性があります。

一般的に正午から13時までの間はお昼休みの企業も多く、この時間帯に折り返しの電話をかけてしまうと、相手のお昼休みの邪魔をしてしまう可能性もあります。この時間帯に折り返しの電話をすることは避けましょう。

また、夕方遅くや退社時間になってから折返しの電話をかけることにも配慮が必要です。
急用でない限りは、翌日に折り返しの電話をかけるのがマナーです。

終業間際の忙しい時間帯や、勤務時間が終わってからの折り返し電話は、相手の
プライベートな時間にも影響を与えてしまう可能性があります。

翌日の折返しも、始業直後は避けて10時半くらいに電話をかけるようにしましょう。

営業マンが折り返し電話をかけるときのマナーとは

  1. まずはお詫びの言葉
    折り返しの電話をかけた時は、まず最初に自分が電話に出られなかったことを謝罪しましょう。その後に本題に入り、相手の話を伺うようにします。
  2. 内容を明確に
    折返しの電話をかける時は、電話を受けてくれた人からの伝言を確認してから電話をするようにしましょう。
    どのような要件の電話だったのかがわかる場合は、必要な資料などを手元に用意してから折返し電話をかけるようにしましょう。
  3. 相手が不在の場合
    折返し電話をかけた相手が不在の場合、再度自分から電話をかける場合と、相手から電話をかけてもらう場合に対応が分かれます。
    相手が自分よりも上の立場の場合は、自分から再度電話をかけるようにしましょう。
    ですが、何度か折返し電話をかけているのに相手が不在の場合や、急用がある場合などは、相手側に対して丁寧に、折り返しの電話をかけてもらうようにお願いをしましょう。
    この時は電話を受けてくれた人の名前を聞いておくとスムーズです。
    こちらから再度かけると伝えたのに先方から電話がかかってきた場合は「何度もお電話をいただき申し訳ありません」という言葉を添えましょう。

折り返しの電話をもらわないのはデキる営業マンのコツ

ビジネスシーンでは、電話をかける時に「どちらに用件があるか」というのが大切なポイントになります。

できる社員というのは、この辺をしっかりとわきまえて使い分けているのです。

取引先などに電話をかけて先方が電話に出られなかった時、大抵は「折返しお電話をいたしましょうか?」と先方に尋ねられます。ですが、できる社員は「こちらから再度掛け直します」と返答をします。

こうやって返事をすると、先方で電話を受けてくれた人が「〇〇さんからお電話がありました」とお伝えてくれることがほとんどです。これを聞いた相手側は「何かあったのかな?」と考えて電話をかけて来てくれるというわけです。

相手から折返しの電話をもらっていますが、「こちらから掛け直す」と言っているので、相手に対して失礼になることはないのです。

電話を受ける時は「わざわざお電話を頂いて申し訳ありません」と伝えれば良いのです。

電話の折り返しがなくても感情的になってはいけない

社会人になると、自分の感情をコントロールする力が求められるようになります。たとえ相手側に非がある場合であっても、相手のことを問い詰めるような言い方をしてしまうのはNGです。

相手から折返しの電話がくるはずなのにこなかったからと言って、「どうして連絡をくれなかったのですか?」と攻め立てるのは良くありません。

仕事というのは、お互いがミスをしないように協力しあって行うものです。相手にミスがあったとしても、感情を全面に押し出して攻め立ててしまうと、注意された内容よりも言葉の言い方に腹を立ててしまうことがあります。

もしかしたら、相手には連絡をすることができなかった正当な理由があるのかもしれません。

自分が腹を立てているからといって感情のままに動いてしまうと、相手との関係性が悪くなって仕事がスムーズにできない事もあります。

相手の立場に立って考えてみるというのも、社会人にとっては大切なことなのです。

企業からの折り返し電話がこないときの対処法とは

相手先の企業に電話をかけた時「こちらから折り返します」と言われたのに電話がかかってこない場合、再度電話をかける時はどんなことに気をつければ良いのでしょうか。

後ほど折り返すと言われた場合

「後ほど折り返します」と言われた場合は、翌日にこちらから再度電話をかけても問題はないでしょう。

ですが、折返しの電話をかけると言われただけで、特にいつ折り返すのかを指定されていない時は、2日程度日数をあけてこちらから折返しの電話をかけるようにしましょう。

日数を指定されているわけではないのにすぐに自分からかけ直してしまうと、催促しているような印象を与えてしまう事もあります。

急ぎの用事の場合

こちらの用件が急ぎの用件だった場合、折返しの電話がこない時は、1時間~2時間後であれば再度電話をかけても失礼にはなりません。

相手と電話ができればそれで問題はないでしょうし、もしまた電話が繋がらなかった場合は、こちらの用件を相手に伝えてもらうようにしましょう。